Bár a kommunikáció jelenleg az interneten vagy üzenetküldő alkalmazásokon keresztül zajlik, a leveleknek még mindig van jelentősége.
Nagyon könnyűnek tűnhet levelet írni, de hogyan kell helyesen csinálni, nem. A legjobb eredmény elérése érdekében különböző tényezőket kell figyelembe venni. Előfordulhat, hogy nem tudja, hogyan kell helyesen megszólítani egy személyt, vagy a formalizmusokat, amelyeket használni kell. A levél nem ugyanaz, mint az e-mail, különösen, ha a levelet saját kézírással írták.
Ne felejtsük el, hogy a kéziratok készítése során azok értelmezhetők. Figyelembe kell tehát vennünk, hogy az állásigénnyel együtt küldjük-e el, vagy azzal a munkával, amit nagyon szeretnénk megkapni.
Mi az a hivatalos levél?
Bár jelenleg kevés kéziratot küldünk be, alkalmanként erre szükségünk lehet. Ehhez az úgynevezett hivatalos levelet kell használnia. Ez egy bizonyos fokú komolyságot igénylő levél, amelynek van egyfajta szerkezete.
Ez lehetővé teszi, hogy helyesen adja meg a levél megírásának okát. Mindig legyen közvetlen és udvarias, de ne legyen túl sok dekoráció vagy díszes szó. Ez a szempont azért fontos, mert nem ismert, hogy ki kapja a levelet. Mind a írók az ismerősöknek egész életükben levelet kellett írniuk.
Kötelező kézzel írni?
Nem, nem szükséges kézzel írni, bár erőfeszítést és részletet jelent a címzett számára, a pszichológiában Ennek alapvető értéke van. Általában olyan embereknek írják őket, akik csak szakmai környezetben ismerik egymást, vagy akik nem ismerik egymást közvetlenül.
Írhat hivatalos levelet a számítógéppel, Ehhez bármilyen Office típusú szövegszerkesztő használható. Ha a főnökünket szólítjuk meg, formálisnak kell lennünk a levélben. Ugyanez történik, amikor egy cégnek írsz információt, munkát stb.
Egy levél fejléce
Minden betűnek tartalmaznia kell a a küldő személy azonosító adatai és ki kapja meg. Amikor a címzett felbontja a levelet, az egyik célja, hogy válaszoljon a kérdésre: ki írja? Így a fejlécből tudni fogod, hogy ki írja.
A jobb felső sarokban az adatok kis oszlopot alkotva jelennek meg. Ebben szerepelnie kell a cég nevének, valamint a vezeték- és keresztnevünknek. A postai vagy e-mail címet, telefont, faxot stb. is fel kell tüntetni.
Az idő és a hely
Azon túl, hogy tudja, ki írja a levelet, a címzett más szempontokat is szeretne tudni, például hol és mikor. Nagyon gyakori az olyan kifejezés, amely bemutatja azt a helyet, ahonnan ír, és a dátumot. Adatainknál lejjebb kerül, bár ezúttal balra.
A levél címzettjének azonosítása
Egy másik bekezdésben és a dátum alatt (bal oldalon) a levél címzettjének adatai szerepelnek. Kerülje az elérhetőségi adatok megadását, mivel feltételezhető, hogy ismertek. Elegendő a cég neve (ha szükséges). Ezt követnie kell a címzett nevének, a részlegnek, amelyhez tartozik, vagy az általa betöltött pozíciónak.
A tárgy bekezdése
Általában nem érdemes teljesen tiszteletteljes bánásmódot tanúsítani, vagy túlságosan díszíteni a levelet. Ezekben az esetekben célszerű közvetlenül a lényegre menni. Javasoljuk, hogy az ügyet közvetlenül a levél első mondataiban ismerjék meg.
Búcsú levél
Amivel kapcsolatban A búcsú rövid és szívélyes legyen.. Elég egy egyszerű „üdvözlet” és a vezeték- és utónevünk megadása. Nem szükséges megadni a második vezetéknevet vagy pozíciónkat. Ez ismétlődő információt eredményez, és ha a címzettnek szüksége van rá, csak a levél tetejére kell néznie.
A levél összehajtása
A leveleket hagyományos postai úton küldjük, ezért hajtogatnunk kell, hogy jól beleférjen a borítékba. A szokásos dolog az, hogy három részre hajtsa őket jól. A lap alsó részét felfelé, a felső részét le kell hajtani. Így tökéletesen elfér egy szabványos borítékban.
Akkor tudnunk kell, hogy ez néhány apró szabályt is tartalmaz.
Legújabb tippek
Vannak olyan szempontok, amelyekre szükség lehet egy hivatalos levélben, mint például az utóirat (PS), amely ebben az esetben arra szolgál, hogy jelezzen valamit, amit elfelejtettünk, vagy további információkat.
Attól függően, hogy milyen kapcsolatban van a levelet átvevő személlyel, a kezelés eltérő lehet. A hivatalos levél nem összeegyeztethetetlen a címzett felé irányuló „te” bánásmóddal, ha az ismert.
A levél szövegének világosnak, egyszerűnek és tömörnek kell lennie. A használt nyelvnek barátságosnak és helyesírási hibáktól mentesnek kell lennie, ezért elküldés előtt többször át kell tekintenie.
Kövesse az Önt érdeklő témákat
