A postafiók frissítése nem mindenki kedvenc hobbija. Természetesen nem, ha a postaládája minden nap megtelik e-mailekkel. Nem meglepő, hogy néha már nem látja az erdőt a fák számára. Az eredmény? Egy zsúfolt postafiók olvasatlan e-mailekkel és ingerült kollégákkal, akik válaszra várnak. Hogyan biztosítod, hogy minden rendben legyen?
Valószínűleg ismeri őket: azt a maroknyi kollégát, akiknek a postaládája mindig tökéletesen rendben van. Szinte valami varázslatosnak tűnik, ami nem mindenkinek való, de mi sem állhat távolabb az igazságtól: Ön is biztosíthatja a tiszta postafiókot. Elmagyarázzuk Önnek, hogyan kell ezt egyszerűen megtenni.
E-mail fix időpontokban
Ping! Sok e-mail jelenik meg a beérkező levelek között a nap folyamán, és gyakran érzi, hogy azonnal meg kell válaszolnia őket? Akkor ne feledje, hogy erre tényleg nincs szükség. Valóban elvonja a figyelmét az összes többi munkáról. Ezért jobb, ha meghatározott időpontokat ütemez, amikor válaszol e-mailjeire. Blokkolja ezeket a pillanatokat a naptárában, hogy ne hagyja ki őket, hanem valóban szánjon rájuk időt. Így elkerülheti, hogy egész nap az e-mailekkel legyen elfoglalva, és elkerülje a feladat kihagyását. Ezenkívül hasznos a mappákkal való munka. A legjobb, ha 4 mappát hoz létre. Elmagyarázzuk Önnek, hogyan működik ez.
Beérkezett üzenetek
Felismeri, hogy a beérkező levelek a rendetlen hely, ahová az összes e-mail befolyik. Kaptál e-mailt? Ezután döntse el az e-mail pillanatában, hogy azonnali lépéseket kell-e tennie, vagy a válasz várhat egy kicsit. Kérdezd meg magadtól: válaszolhatok erre az e-mailre egy percen belül? Ha ez működik, helyezze át az e-mailt az archív mappába. Ha ez nem működik, helyezze az e-mailt a műveleti mappába.
Művelet mappa
A műveleti mappa tehát az a mappa, ahová az összes még elvégzendő e-mailt elhelyezi. Ez lehet kisebb, de nagyobb feladat is. Ha az e-maileket ebbe a mappába helyezi át, áttekintheti a beérkezett üzeneteket, és egyúttal praktikus áttekintést is kaphat azokról a feladatokról, amelyeket még el kell végeznie.
Várakozás a választérképre
Olyan e-mailt küld, amelyre még mindig választ kell adnia? Ezután a „Válaszra vár” mappába helyezheti. E-mail küldésekor vegye be magát a Titkos másolatba, hogy elhelyezhesse ezt az e-mailt a mappában. Kaptál választ? Ezután helyezze át az e-mailt a műveleti vagy archív mappába.
Archív mappa
Minden olyan e-mailt, amelyet már nem kell intézni, az archív mappába helyez. Ha szüksége van valamelyik e-mailre ebben a mappában, használhatja a keresési funkciót. Hasznos tipp: címkézze fel e-mailjeit, hogy könnyebben megtalálhassa őket. Így a postafiók nyomon követése kevésbé kínozza a szemet.
Kiégési panaszai vannak? Akkor a könyv lehetséges Marijn Sillis hatalmas segítségére lesz. A kiégésből való felépülés sokkal több, mint pihenés, kikapcsolódás és elengedés. A könyvnek köszönhetően erőt kap a kiégésből való kilábaláshoz. További információkért kattintson az alábbi gombra.
Forrás:
Fotó: Getty Images
Több barátnő? Kövessen minket a és . Ön is feliratkozhat hetilapunkra.